DOCUMENT CONTROL · RECORD SYSTEM · TRACEABLE DATA

Nhà máy không chỉ cần biết phải làm gì. Cần có dữ liệu để biết một việc đã được thực hiện như thế nào.

Quy trình hướng dẫn một hoạt động cần được thực hiện ra sao. Nhưng khi nguyên liệu được cấp, một mẻ được pha, một lần kiểm tra được thực hiện hay một lô được hoàn thiện, cần thêm dữ liệu để ghi nhận điều gì đã thực sự xảy ra. Vì vậy hệ tài liệu không đứng ngoài quá trình sản xuất — nó đi song song với dòng vật tư thực tế.

THE RECORD QUESTION

Đã dùng vật tư nào · thực hiện khi nào · dữ liệu nào được ghi nhận · và những thông tin đó thuộc về lô nào?

DATA LAYERS
Quy trình Biểu mẫu Hồ sơ Vật tư Số lô Truy xuất
DOCUMENT SYSTEM PRINCIPLE

Máy móc tạo ra sản phẩm. Hồ sơ giữ lại thông tin về quá trình đã tạo ra sản phẩm đó.

Mục tiêu không phải tạo thật nhiều giấy tờ, mà là để dữ liệu quan trọng của một hoạt động và một lô sản xuất có điểm để được ghi nhận, kết nối và xem lại khi cần.

KHÁM PHÁ HỆ THỐNG HỒ SƠ → XEM CHẤT LƯỢNG & TRUY XUẤT →
IMAGE 01
DOCUMENT · ACTIVITY · RECORD
Nhân sự + hồ sơ + thao tác thực tế
Recommended ratio · 4:5
Nhân sự MPL ghi nhận và kiểm tra hồ sơ trong quá trình vận hành
MPL DOCUMENT SYSTEM · REAL PROCESS
PHYSICAL FLOW ↔ DATA FLOW
Hai dòng đi song song
PHYSICAL FLOW
INPUT MATERIAL
MAKE PROCESS
CHECK QUALITY
PACK PRODUCT
ID LOT
DATA FLOW
GUIDE DOCUMENT
CAPTURE FORM
DATA RECORD
LINK BATCH FILE
BACK TRACE
PHYSICAL STOCK × RECORDED STOCK

Vật tư trên kệ và số liệu trong hệ thống cần có điểm để đối chiếu với nhau

STOCK MUST EXIST IN TWO PLACES Một bên là vật tư thực tế. Một bên là dữ liệu nhập – xuất – tồn. Hệ thống kho chỉ đáng tin khi hai lớp này còn có thể đối chiếu với nhau.
04 INVENTORY LAYERS
01 RECEIVE

Nhập

Vật tư đi vào kho → phát sinh dữ liệu nhập.

02 ISSUE

Xuất

Vật tư được cấp cho sản xuất hoặc xuất theo mục đích áp dụng.

03 BALANCE

Tồn

Số lượng còn lại trở thành dữ liệu cần tiếp tục theo dõi theo mã, lô và vị trí lưu kho áp dụng.

04 RECONCILE

Đối chiếu

Số liệu ghi nhận cần có điểm để so với hàng hóa thực tế.

THEO SỔ
↔
THỰC TẾ
INVENTORY LOGIC
RECORDED STOCK

Tồn theo dữ liệu

TỒN ĐẦU Opening +
NHẬP Receive −
XUẤT Issue →
TỒN DỮ LIỆU Recorded balance
RECONCILE ↔
PHYSICAL STOCK

Tồn thực tế

KỆ 01
KỆ 02
KỆ 03
THEO SỔ ↔ THỰC TẾ → CHÊNH LỆCH NẾU CÓ
MINI GALLERY · STOCK IN PRACTICE
THAY ẢNH KIỂM ĐẾM Nhân sự đang kiểm đếm vật tư thực tế.
IMAGE 07A · PHYSICAL COUNT Kiểm đếm vật tư thực tế
THAY ẢNH THẺ KHO / PHIẾU KHO Thẻ kho, phiếu nhập/xuất hoặc biểu mẫu ghi nhận.
IMAGE 07B · RECORD Thẻ kho / phiếu kho / dữ liệu ghi nhận
THAY ẢNH KỆ VẬT TƯ Kệ vật tư có tem nhận diện, mã hoặc trạng thái rõ.
IMAGE 07C · IDENTIFIED STOCK Vật tư thực tế có điểm nhận diện để đối chiếu
XNT

Sổ/file xuất – nhập – tồn, thẻ kho, phiếu nhập/xuất và vật tư trên kệ không phải những hệ riêng biệt. Chúng cần tạo được một chuỗi thông tin có thể quay lại đối chiếu khi cần.

STOCK

Số liệu kho chỉ có giá trị khi nó còn kết nối được với vật tư thực tế trên kệ.

DOCUMENT IDENTITY · VERSION · STATUS

Nếu tài liệu không có danh tính rõ, rất khó biết mình đang sử dụng đúng phiên bản hay không

DOCUMENT CONTROL

Một tài liệu được kiểm soát không chỉ cần có nội dung đúng. Nó còn cần đủ dữ liệu để nhận diện, đối chiếu, phát hành và xác định tài liệu nào đang được áp dụng.

IDENTIFIABLE BEFORE USABLE

Hệ quản lý tài liệu cần giúp trả lời được: đây là tài liệu nào · phiên bản nào · có hiệu lực từ khi nào · đang ở trạng thái nào · ai đã tham gia soạn, kiểm tra và phê duyệt.

DOCUMENT PASSPORT

Một tài liệu cần có một danh tính có thể kiểm tra

CONTROLLED
DOCUMENT CODE
TCCS.NL-XXX-001-00
EFFECTIVE DATE DD / MM / YYYY
ISSUE 01
DOCUMENT TYPE TECHNICAL / SYSTEM DOCUMENT
STATUS IN EFFECT
PREPARE · CHECK · APPROVE
PREPARE NGƯỜI SOẠN
CHECK NGƯỜI KIỂM TRA
APPROVE NGƯỜI PHÊ DUYỆT
Minh họa logic nhận diện tài liệu trên website. Không sử dụng để công khai dữ liệu nội bộ vượt quá phạm vi cần thiết.
IMAGE 02 · CLOSE-UP · 4:3 Trang đầu tài liệu MPL có mã số · hiệu lực · lần ban hành · phê duyệt Ưu tiên tài liệu thật. Crop đủ gần để nhìn thấy cấu trúc kiểm soát tài liệu; blur chữ ký hoặc dữ liệu không cần public.
Trang đầu tài liệu kỹ thuật MPL thể hiện mã tài liệu, ngày hiệu lực, lần ban hành và khu vực phê duyệt
REAL DOCUMENT EVIDENCE Một trang đầu được kiểm soát đã cho thấy tài liệu là gì, phiên bản nào và được áp dụng từ khi nào.
DOCUMENT CONTROL LAYERS

06 lớp giúp một tài liệu có thể được nhận diện và đối chiếu

ID · VERSION · AUTHORITY · HISTORY
01 / DOCUMENT CODE

Mã tài liệu

01

Mã tài liệu tạo một điểm nhận diện ổn định để biết chính xác tài liệu nào đang được đề cập.

“Đây chính xác là tài liệu nào?”
02 / EFFECTIVE DATE

Ngày hiệu lực

02

Cho biết thời điểm tài liệu bắt đầu được áp dụng theo hệ thống.

EFFECTIVE FROM APPLICATION DATE
03 / ISSUE · VERSION

Lần ban hành

03

Khi tài liệu được cập nhật, thông tin lần ban hành giúp phân biệt phiên bản hiện tại với những phiên bản trước đó.

ISSUE 01 ISSUE 02 REVISION
04 / PREPARE · CHECK · APPROVE

Soạn · kiểm tra · phê duyệt

04

Các vai trò được tách ra để cho thấy tài liệu không chỉ được tạo bởi một thao tác “soạn xong rồi dùng”.

01 SOẠN
02 KIỂM TRA
03 PHÊ DUYỆT
05 / CHANGE HISTORY

Lịch sử sửa đổi

05

Giữ lại dấu vết của những thay đổi quan trọng qua các lần cập nhật tài liệu.

LẦN NGÀY THAY ĐỔI
01 DD/MM Nội dung sửa đổi
02 DD/MM Lý do / nội dung
06 / DOCUMENT STATUS

Trạng thái tài liệu

06

Trạng thái giúp phân biệt tài liệu đang trong quá trình hình thành với tài liệu đã được đưa vào hệ quản lý áp dụng.

Tài liệu đang hoàn thiện DRAFT
Tài liệu đã được kiểm soát CONTROLLED
DOCUMENT IDENTITY
CODE
VERSION
EFFECTIVE DATE
STATUS
IDENTIFIABLE DOCUMENT
DOCUMENT CONTROL PRINCIPLE

Tên file kiểu “bản mới”, “bản chốt”, “chốt cuối 2” không phải là một hệ kiểm soát tài liệu.

FILE NAME ≠ DOCUMENT IDENTITY
bản mới.docx bản chốt.docx chốt cuối 2.docx
CONTROLLED IDENTITY CODE · ISSUE / VERSION · EFFECTIVE DATE · STATUS
INSTRUCTION → EXECUTION → RECORD

Một tài liệu nói cách cần làm. Một hồ sơ ghi lại điều đã thực sự xảy ra.

Đây là điểm khiến hệ thống tài liệu trở thành một phần của vận hành, chứ không phải một bộ giấy tờ làm riêng để cất tủ.

01 PROCEDURE
→
02 FORM
→
03 REAL ACTIVITY
→
04 COMPLETED RECORD
01 PROCEDURE
INSTRUCTION

Quy trình

Trả lời:

“Hoạt động này nên được thực hiện theo cách nào?”
AI LÀM GÌ Ở ĐÂU KHI NÀO THEO BƯỚC NÀO
↓
02 FORM
DATA INPUT PLACE

Biểu mẫu

Tạo nơi để nhập dữ liệu cần thiết trong lúc hoạt động được thực hiện.

DỮ LIỆU THỜI ĐIỂM NGƯỜI THỰC HIỆN THÔNG TIN CẦN GHI
↓
03 EXECUTION
REAL ACTIVITY

Thực hiện

Hoạt động xảy ra trong thực tế:

NHẬP KHO CẤP PHÁT PHA CHẾ KIỂM TRA VỆ SINH ĐÓNG GÓI
↓
04 RECORD
COMPLETED RECORD

Hồ sơ

Biểu mẫu sau khi được sử dụng trở thành dữ liệu về một lần thực hiện cụ thể.

Không còn là “cách nên làm”, mà là điều đã thật sự xảy ra.

IMAGE 03A · ACTION IMAGE · 4:3 NHÂN SỰ ĐANG THỰC HIỆN THAO TÁC

Ví dụ: nhập kho, cấp phát, pha chế, kiểm tra, vệ sinh hoặc đóng gói.

Nhân sự MPL đang thực hiện thao tác thực tế trong vận hành
03A · ACTION REAL ACTIVITY
IMAGE 03B · RECORD IMAGE · 4:3 BIỂU MẪU / HỒ SƠ ĐANG ĐƯỢC GHI

Ưu tiên thấy tay người, dữ liệu, phiếu biểu mẫu và nội dung thực tế.

Biểu mẫu hoặc hồ sơ MPL đang được ghi nhận dữ liệu
03B · RECORD DOCUMENTED DATA
01 INSTRUCTION
→
02 ACTION
→
03 RECORD
VERY SIMPLE EXAMPLE

Cùng một hoạt động, quy trình và hồ sơ trả lời hai câu hỏi khác nhau.

QUY TRÌNH NÓI
Trước cấp phát cần kiểm tra những dữ liệu gì.
HỒ SƠ NÓI
Lần cấp phát cho lô này đã sử dụng vật tư nào, lot nào và số lượng bao nhiêu.
DOCUMENT SYSTEM FLOW

Hệ thống tài liệu chỉ có ý nghĩa khi nó đi cùng hoạt động thực tế.

01 PROCEDURE
→
02 FORM
→
03 REAL ACTIVITY
→
04 COMPLETED RECORD
SIGNATURE PRINCIPLE

Quy trình giúp hoạt động có cách làm. Hồ sơ giúp hoạt động có dấu vết dữ liệu.

MATERIAL FILE · SPECIFICATION · SUPPORTING DATA

Một nguyên liệu không nên chỉ tồn tại trong hệ thống bằng tên thương mại trên bao bì

Một hồ sơ nguyên liệu có thể nối nhận diện nguyên liệu, yêu cầu chất lượng, phương pháp kiểm tra và dữ liệu của từng lô thành một cấu trúc có thể đối chiếu.

MATERIAL MASTER DATA
TÊN NGUYÊN LIỆU INCI CAS MÃ NGUYÊN LIỆU NHÓM NGUYÊN LIỆU NCC / XUẤT XỨ YÊU CẦU CHẤT LƯỢNG PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA LẤY MẪU GHI NHÃN BẢO QUẢN
Nhóm hồ sơ đi cùng nguyên liệu
01
SPECIFICATION

Tiêu chuẩn nguyên liệu

Xác định dữ liệu và yêu cầu được sử dụng làm căn cứ quản lý nguyên liệu.

MATERIAL CONTROL BASIS
02
COA

COA theo lô

Kết nối dữ liệu chất lượng với lô nguyên liệu cụ thể.

LOT-SPECIFIC DATA
03
TDS / SDS

Tài liệu kỹ thuật & an toàn nếu có

Là nguồn dữ liệu hỗ trợ việc hiểu và quản lý nguyên liệu.

SUPPORTING TECHNICAL DATA
04
INCOMING RECORD

Phiếu kiểm nhập

Ghi lại dữ liệu liên quan khi nguyên liệu thực tế đi vào hệ thống kho / chất lượng.

RECEIVING EVIDENCE
05
SUPPLIER FILE

Hồ sơ nhà cung cấp

Là một phần trong cấu trúc hồ sơ đầu vào áp dụng.

SUPPLIER DATA
MATERIAL DATA CHAIN

Dữ liệu của nguyên liệu được nối dần từ nhận diện chung tới lô thực tế và việc sử dụng trong sản xuất.

01 MATERIAL CODE
02 SPECIFICATION
03 SUPPLIER DATA
04 MATERIAL LOT
05 INCOMING RECORD
06 PRODUCTION USE
MATERIAL FILE PRINCIPLE

Tên nguyên liệu cho biết “đó là gì”. Hồ sơ giúp biết “lô nào, theo dữ liệu nào và đã đi vào hệ thống ra sao”.

ONE BATCH · ONE DATA STORY

Quy trình sản xuất là tài liệu dùng nhiều lần. Hồ sơ lô kể câu chuyện của một lần sản xuất cụ thể.

Hai lô cùng một sản phẩm có thể sử dụng cùng quy trình nền. Nhưng mỗi lần sản xuất vẫn cần dữ liệu riêng để nhận diện vật tư đã sử dụng, quá trình đã diễn ra, kết quả kiểm tra và sản phẩm thành phẩm của chính lô đó.

IMAGE 05
BATCH RECORD × FINISHED PRODUCT
Hồ sơ lô + thành phẩm có LOT tương ứng
Recommended ratio · 4:3
Hồ sơ lô và thành phẩm có số lô tại MPL Cosmetics
MPL BATCH RECORD · REAL DOCUMENT
PAPER ↔ PRODUCT

Hồ sơ phải có điểm để nối với chính lô sản phẩm thực tế.

Số lô tạo một điểm nhận diện để dữ liệu trong hồ sơ không tồn tại tách rời khỏi sản phẩm mà nó đang mô tả.

BATCH IDENTITY

Trước khi xem toàn bộ hồ sơ, phải xác định chính xác mình đang nói về lô nào

IDENTIFIER LOT NO.
PRODUCT Tên / mã sản phẩm Xác định sản phẩm mà hồ sơ đang mô tả.
BATCH Số lô Phân biệt lần sản xuất cụ thể với những lô khác của cùng sản phẩm.
SCALE Cỡ lô / số lượng Giúp đặt dữ liệu quá trình trong đúng bối cảnh triển khai.
REFERENCE Công thức / phiên bản áp dụng Cho biết lô đang được triển khai từ căn cứ kỹ thuật nào.
Một quy trình có thể dùng nhiều lần — dữ liệu của từng lô thì không nên bị trộn lẫn. Batch identity là điểm bắt đầu để những lớp thông tin phía sau được gắn về đúng lần sản xuất.
WHAT SITS BEHIND ONE BATCH?

Một hồ sơ lô cần nối được nhiều lớp dữ liệu của cùng một lần sản xuất

ONE BATCH · MULTIPLE RECORDS
01
PRODUCT & BATCH

Nhận diện sản phẩm & lô

Tên sản phẩm, mã sản phẩm, số lô và quy mô áp dụng tạo khung nhận diện cho toàn bộ dữ liệu phía sau.

02
FORMULA

Công thức áp dụng

Giúp xác định công thức hoặc phiên bản tham chiếu được sử dụng cho lần sản xuất cụ thể này.

03
MATERIAL

Nguyên liệu & bao bì

Dữ liệu vật tư giúp nối lô sản xuất với những nguyên liệu và bao bì thực tế đã được cấp và sử dụng.

04
PROCESS

Dữ liệu quá trình

Những ghi nhận liên quan trong quá trình triển khai giúp hồ sơ phản ánh lần sản xuất thực tế thay vì chỉ có công thức.

05
QUALITY

Thông tin kiểm tra

Những dữ liệu kiểm tra áp dụng cần có điểm để được liên kết với đúng sản phẩm và đúng số lô tương ứng.

06
FILLING & PACKING

Chiết rót & đóng gói

Khi bán thành phẩm chuyển sang thành phẩm, dữ liệu của lô vẫn cần đi cùng các bước chiết và hoàn thiện bao bì.

07
RETAIN & TRACE

Mẫu lưu & khả năng quay lại dữ liệu

Khi lô đã hoàn thiện, số lô, hồ sơ và mẫu lưu tạo những điểm tham chiếu để khi có câu hỏi về sau, việc xem xét không phải bắt đầu chỉ từ trí nhớ của người đã trực tiếp thực hiện.

BATCH DATA FLOW
Một lô đi qua nhiều bước — dữ liệu của nó cũng cần đi xuyên suốt.
01 ORDER
02 FORMULA
03 MATERIAL
04 PROCESS
05 CHECK
06 FILL / PACK
07 BATCH RECORD
08 RETAIN
→
BATCH RECORD PRINCIPLE

Hồ sơ lô không phải một tờ giấy.

Nó là tập hợp những dữ liệu giúp nhận diện một lần sản xuất cụ thể — từ công thức, vật tư và quá trình đến kiểm tra, thành phẩm, số lô và những điểm tham chiếu sau đó.

BATCH → RECORD → TRACE
THE SYSTEM BEHIND THE BATCH

Không phải mọi hồ sơ đều thuộc trực tiếp về công thức hoặc thành phẩm

OPERATIONAL SUPPORT SYSTEM Một lô được tạo ra trong một môi trường vận hành. Vì vậy ngoài hồ sơ sản phẩm còn có dữ liệu về con người, hoạt động và hệ tài liệu xung quanh quá trình đó.
04 SYSTEM SUPPORT LAYERS
DOCUMENT → PEOPLE → ACTIVITY → RECORD → REVIEW
01 HYGIENE

Hồ sơ vệ sinh

Giúp ghi lại dữ liệu liên quan tới những hoạt động vệ sinh áp dụng cho khu vực, thiết bị, dụng cụ hoặc hoạt động liên quan theo hệ thống nội bộ.

KHU VỰC THIẾT BỊ DỤNG CỤ GHI NHẬN
02 TRAINING

Theo dõi đào tạo

Một quy trình chỉ có ý nghĩa khi người thực hiện biết và hiểu phần việc liên quan. Dữ liệu đào tạo tạo cơ sở để ghi nhận nội dung nào đã được triển khai cho nhóm nhân sự liên quan.

NỘI DUNG NHÂN SỰ TRIỂN KHAI THEO DÕI
03 DOCUMENT UPDATE

Cập nhật tài liệu

Khi tài liệu thay đổi, việc nhận diện phiên bản, ngày hiệu lực và lịch sử sửa đổi giúp tránh để nhiều “bản chốt” cùng tồn tại mà không rõ bản nào đang được áp dụng.

VERSION EFFECTIVE DATE REVISION STATUS
04 PAPER × DIGITAL

Bản giấy & dữ liệu điện tử

Hai dạng lưu không nên trở thành hai hệ hoàn toàn tách rời. Điểm quan trọng là vẫn có thể xác định và đối chiếu vị trí lưu tương ứng.

PAPER Hồ sơ / vị trí lưu
↔
DIGITAL File / đường dẫn lưu
REAL OPERATION · 02 SUPPORT MOMENTS
THAY ẢNH ĐÀO TẠO NHÂN SỰ Nhân sự đang được hướng dẫn / đào tạo nội bộ.
TRAINING Quy trình cần được đưa tới người thực hiện
THAY ẢNH VỆ SINH Vệ sinh thiết bị, dụng cụ hoặc khu vực thực tế.
HYGIENE Hoạt động vận hành cũng cần để lại dữ liệu
SYS

Hồ sơ sản phẩm cho biết điều gì xảy ra với sản phẩm. Các hồ sơ hỗ trợ vận hành giúp bổ sung bối cảnh: tài liệu nào được dùng, ai được triển khai, hoạt động nào được thực hiện và dữ liệu được lưu ở đâu.

OPS

Hệ tài liệu không chỉ ghi sản phẩm được làm như thế nào.

Nó còn giúp ghi lại môi trường vận hành xung quanh quá trình đó.

FROM RECORD TO TRACEABILITY

Giá trị của hồ sơ thể hiện rõ nhất khi cần quay lại một việc đã xảy ra

RECORD → REVIEW → TRACE

MPL xây dựng liên kết giữa nguyên liệu, bao bì, công thức, lệnh sản xuất, hồ sơ lô, số lô thành phẩm và mẫu lưu để khi cần xem lại một lô còn có điểm để lần ngược thông tin.

WHEN A QUESTION APPEARS

Một hệ hồ sơ có giá trị khi nó giúp bắt đầu việc xem lại.

Những câu hỏi thường xuất hiện sau khi một lô đã được thực hiện, chứ không phải chỉ ở thời điểm sản xuất.

“Lô này đã dùng nguyên liệu nào?”
“Phiên bản công thức nào được áp dụng?”
“Thông tin kiểm tra nằm ở đâu?”
“Có mẫu lưu của lô không?”
NOT A SYSTEM

Hệ thống không nên bắt đầu bằng: “Để hỏi xem ai còn nhớ.”

TRACEABILITY LOGIC

Bắt đầu từ sản phẩm và lần ngược qua chuỗi dữ liệu

01 PRODUCT
02 LOT NO.
03 BATCH RECORD
04 PROCESS / QUALITY DATA
05 MATERIAL & PACKAGING
06 SUPPORTING RECORDS
07 RETAIN SAMPLE
IMAGE 06 · CTA · 16:9 Thành phẩm có LOT + hồ sơ lô + mẫu lưu Ưu tiên ảnh thật MPL. Một frame nên cho thấy được PRODUCT ↔ RECORD ↔ TRACE. Crop hoặc blur dữ liệu nhạy cảm khi cần.
Thành phẩm MPL có số lô được đặt cạnh hồ sơ lô và mẫu lưu để minh họa khả năng truy xuất
PRODUCT ↔ RECORD ↔ TRACE Thành phẩm thực tế, dữ liệu của lô và mẫu lưu cần có điểm để liên kết với nhau.
PHYSICAL PRODUCT
DATA RECORD
REVIEW TRACE
DOCUMENT SYSTEM LOGIC
DOCUMENT
ACTIVITY
RECORD
BATCH
TRACE
RECORD PRINCIPLE

Hồ sơ không thay thế quá trình vận hành.

Nó giữ lại dữ liệu của quá trình để khi cần, nhà máy có một điểm bắt đầu để xem lại. Khi sản phẩm, số lô, hồ sơ lô, dữ liệu quá trình và các hồ sơ hỗ trợ còn được nối với nhau, việc truy xuất không phải bắt đầu từ trí nhớ của một cá nhân.

KHÁM PHÁ CHẤT LƯỢNG & TRUY XUẤT TRAO ĐỔI VỚI MPL